Como reduzir os custos de mão de obra no seu orçamento de limpeza
Uma abordagem proativa para reduzir os custos de mão de obra na produção
Existe um tema na mente de cada gestor de instalações, independentemente do tipo de instalação ou orçamento de limpeza com que está a trabalhar, e esse é o custo da mão de obra. Até 50%, e muitas vezes mais, de um orçamento de limpeza irá para a mão de obra.
Como é uma das despesas mais significativas, a mão de obra é frequentemente visada como uma área para identificar potenciais reduções de custos. Simultaneamente, porque se trata de um dos ativos mais importantes, as empresas não querem que essa redução de custos signifique deixar de ter uma equipa motivada e eficiente.
A boa notícia é que é possível reduzir os custos de mão de obra. O kit de ferramentas fornecido abaixo foi concebido para ajudar as suas instalações a “afinar” o seu programa de limpeza, desde as políticas de RH a investimentos em equipamentos, com vista ao objetivo comum de reduzir o dinheiro gasto em mão de obra.
Kit de ferramentas de RH para reduzir os custos de mão de obra
Combinar sessões de formação virtual com materiais físicos de formação. A tecnologia ajuda a tirar o máximo partido dos programas de formação e muitos dos programas de formação mais robustos são implementados virtualmente. Por exemplo, os vídeos de formação a pedido abordam as etapas de uma rotina de manutenção e a formação virtual permite que os trabalhadores acedam à formação a partir de qualquer lugar, ao seu próprio ritmo. Dependendo da tarefa, uma ferramenta de formação pode ser tão simples como uma tabela para afixar na parede ou uma lista de verificação laminada. O objetivo é identificar as oportunidades em que uma lacuna de competências pode impedir que um funcionário conclua com sucesso uma tarefa e, em seguida, encontrar um método de fácil compreensão para fornecer a formação para essa competência.
Adotar uma cultura de formação. As oportunidades de olhar para além de um programa de formação simples e adotar uma cultura de apoio, educação e reconhecimento irão trazer dividendos na redução do custo da mão de obra. A formação não se limita à criação de sessões para a sua força laboral. Os gestores devem possuir uma mentalidade de formador, usando as oportunidades de educação sempre que estas surjam. Observe os seus operadores em ação para se certificar de que estão a manusear as máquinas corretamente. Isto ajudará a evitar que o seu equipamento se avarie prematuramente e permitir-lhe-á corrigir os operadores no momento, travando maus hábitos antes que estes se formem.
A formação no local de trabalho e as observações no local de trabalho são uma forma eficaz de ajudar a reduzir os custos e uma alternativa sólida à formação paga, quando apropriado.
Ajudar a educar os seus clientes ajuda-os a compreender a importância da manutenção do equipamento para poupar no custo de substituição completa da máquina.
A formação virtual e os webinars são uma excelente forma de minimizar os custos em coisas como viagens e alojamento para os seus funcionários de limpeza.
Reduzir a rotatividade dos funcionários. Quando um funcionário sai, os custos aumentam. Falamos da perda de produtividade, do pagamento de horas extra para cobrir essa falta e da despesa para recrutar, contratar e formar um substituto. Muitas vezes, o ciclo repete-se. Tudo o que pode fazer para aumentar o envolvimento dos funcionários, desde criar um programa de formação robusto até oferecer oportunidades de progressão e reconhecimento, ajudará a reduzir a rotatividade na sua força laboral, poupando dinheiro a longo prazo.
Preparar-se para lacunas em termos de funcionários. Para ter em conta a rotatividade inevitável com que a sua força laboral se irá deparar, certifique-se de que fornece formação cruzada aos funcionários, para que possam realizar muitas tarefas de limpeza diferentes e operar toda a sua frota de máquinas. Isto irá ajudar a evitar constrangimentos no seu programa de limpeza e garantirá que os funcionários podem substituir aqueles que saem, em definitivo ou temporariamente.
Atrair e reter trabalhadores mais jovens. À medida que as gerações anteriores de profissionais de limpeza se reformam no mercado de trabalho, o setor da limpeza teve de mudar para atrair trabalhadores mais jovens para estas funções. De acordo com a SHRM, a Geração Z representa agora 36% da força laboral, pelo que é imperativo alinhar a sua cultura empresarial com a perspetiva e as necessidades dessas pessoas. Por exemplo, estes trabalhadores mais jovens valorizam a formação e o desenvolvimento, citando estas iniciativas como os principais motivos pelos quais permanecem num emprego. Para garantir que os membros mais jovens da equipa que contrata encaram o trabalho como um percurso de carreira a longo prazo, é importante ter um programa de formação robusto e oportunidades de desenvolvimento e progressão.
Melhore a segurança. Os seus funcionários são ativos valiosos. Certifique-se de que lhes está a proporcionar um ambiente de trabalho limpo, saudável e seguro. A implementação dos melhores protocolos e equipamentos de segurança, com funcionalidades de segurança integradas, como alarmes de reserva, luzes e rodos devidamente instalados para a recolha de água podem ajudar a reduzir a probabilidade de acidentes e as reclamações de compensação dispendiosas por parte dos trabalhadores.
Reduzir as horas extraordinárias. Pode ser tentador pagar horas extraordinárias para fazer um trabalho ou cobrir uma escassez de funcionários, mas os custos de horas extraordinárias acumulam-se rapidamente. Os departamentos de pessoal e RH devem focar-se em estratégias para reduzir o trabalho suplementar, tais como adicionar funcionários a tempo parcial, encontrar trabalhadores temporários e maximizar as eficiências.
Ter funcionários a tempo parcial ou uma fonte de trabalhadores temporários pode reforçar as suas capacidades e reduzir a sua folha de pagamentos. Utilizar uma simples aplicação ou ferramenta de tempo e assiduidade também evitará tempo roubado, que é muitas vezes uma consequência não intencional de um cumprimento de horários relaxado. Peça aos seus funcionários que utilizem um sistema simples para registar as entradas e saídas num relógio de ponto, para que possa ter a certeza de que não está a pagar mais do que o tempo trabalhado. As ferramentas e aplicações mais recentes são muito eficientes, incluem software de reconhecimento facial e podem ser sincronizadas com fornecedores de processamento de folhas de salários.
Um guia para escolher equipamentos que reduzem os custos da mão de obra
Quando se trata de reduzir os custos de mão de obra, deve existir um equilíbrio entre investir em tecnologias eficientes e agilizar o trabalho dos seus trabalhadores. O setor está em constante mudança, mas o objetivo da maioria das novas tecnologias está alinhado com a maximização da eficiência do trabalhador. As novas tecnologias e equipamentos inovadores podem simplificar e agilizar os processos de limpeza e proporcionar um rápido retorno do investimento. O equipamento de limpeza agilizado pode proporcionar consistência, eficiência e facilidade de utilização e manutenção, tornando claro o ROI em termos de custos da mão de obra.
Consolide os produtos e agilize a sua frota. Comprar quantidades maiores de equipamento a um único fornecedor pode muitas vezes resultar num desconto de quantidade, mas as poupanças não se ficam por aí. Deter uma frota de equipamentos na mesma família irá agilizar os seus programas de formação e tornar as funções dos seus trabalhadores mais fáceis e eficientes. Quando tem um grupo de produtos da mesma família, os operadores não necessitam de aprender vários processos de limpeza.
Os aspiradores robóticos de pavimentos criam eficiências em termos de mão de obra e consistência na limpeza. O equipamento robótico de limpeza de pavimentos trabalha em conjunto com a sua equipa de limpeza, tratando de forma metódica e consistente a limpeza essencial dos pavimentos, enquanto a sua equipa realiza simultaneamente outras tarefas de limpeza fundamentais. Os aspiradores robóticos para pavimentos aliviam o fardo das tarefas de limpeza demoradas e monótonas, permitindo que a sua equipa se concentre no trabalho que apenas um ser humano pode fazer — incluindo limpeza profunda regular, limpeza direcionada e cuidados das instalações. Ao mudar o trabalho desinteressante para as máquinas robóticas de limpeza de pavimentos, os funcionários de limpeza podem assumir diferentes responsabilidades — desde expandir os seus conjuntos de competências para incluir formação e gestão dos robôs, ao controlo de inventário ou à assistência técnica ao cliente.
Capture dados para otimizar o seu programa de limpeza. Os aspiradores robóticos para pavimentos apresentam tecnologia de captura de dados integrada, que proporciona um desempenho em tempo real e controlo da utilização. Pode verificar se a limpeza foi realizada, e feita corretamente, para fornecer comprovativos de valor, apoiar a conformidade e, em última análise, melhorar o desempenho geral da limpeza. Ao aumentar o envolvimento dos funcionários, as soluções robóticas de limpeza podem ajudar a reduzir a rotatividade dos funcionários e até reduzir potencialmente os custos de danos ao equipamento devido a erros do operador durante a operação manual.
